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La gestion des contrats avec Codial

Pour rappel Codial est un logiciel de gestion commerciale (un ERP métier) dédié, principalement, pour les entreprises du bâtiment, du négoce ou de services.

Aujourd’hui nous allons nous concentrer sur la gestion des contrats dans Codial. Ce point sera particulièrement intéressant pour les entreprises de services.

Par entreprises de services j’entends, par exemple, celles assurant l’installation et la maintenance d’équipements techniques : froid commercial ou industriel, climatisation, chauffage, contrôle d’accès, portes automatiques, machines industrielles… mais aussi les paysagistes, les dératiseurs, les bureaux d’étude…

La gestion des contrats de maintenance et/ou d’entretien peut-être très fastidieuse, surtout dans le cas où il commence à y avoir du nombre. Pour vous faciliter la vie Codial vous permet de suivre et d’automatiser toute la vie d’un contrat.

Vous trouverez ci-dessous et de façon schématisé le processus :

 

01 : Vous allez, dans un premier temps, créer votre bibliothèque de contrats types. Contrat de maintenance/d’entretien… Gold/premium… contrat forfait/à incident/à points…

02 : Vous allez ensuite renseigner les caractéristiques de vos contrats en terme de : prix, durée, nombre d’interventions prévues, prise en compte des interventions curatives et/ou des consommables…

03 : Vous pouvez également gérer les documents associés au contrat telles que les lettres d’avertissements avant intervention du technicien et/ou avant fin d’échéance de contrat et vous pourrez préciser à quel moment elles devront être générées.

04 : La bibliothèque de contrats types étant créée vous allez vous en servir de base pour créer vos contrats clients personnalisés. En effet, le prix, la durée du contrat ainsi que les modalités de facturation et d’intervention sont modifiables pour un client en particulier. Vous pourrez aussi affecter un contrat à un numéro de série, à un parc machines ou à une adresse client. Codial gère également les contrats centralisateurs.

05 : Vous visualisez les avertissements à envoyer avant intervention avec possibilité de faire des envois groupés mais aussi les interventions prévues avec la génération de leurs bons d’interventions.

06 : Vous générez vos courriers de renouvellement de contrat

07 : Vous facturez vos contrats et ils seront automatiquement renouvelés pour la prochaine échéance.

 

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On dit OUI à la mise en œuvre d’un système ERP métier mais quels facteurs sont à prendre en considération avant de se lancer ?

Dans mon article précédent je vous ai exposé pourquoi le fait d’avoir un ERP métier pouvait très largement vous aider dans la gestion de votre entreprise.

Nous allons maintenant voir dans quel cas la mise en œuvre d’un système ERP peut être complexe et comment y remédier.

  • Vos attentes ont-elles été bien définies ? Il est primordial et indispensable que le commercial qui va prendre en charge votre dossier connaisse le fonctionnement de votre entreprise comme si c’était la sienne. S’il ne vous a posé aucune question, ou uniquement des questions de surface FUYEZ.
  • Car, si la phase de découverte a été bâclée, vous allez vous retrouver avec un système qui ne correspond pas aux besoins de votre entreprise et c’est là que vos ennuis vont commencer…
  • Certains ERP métier sont relativement modulables et personnalisables mais il faudra probablement que vous fassiez quelques concessions et il est important que vous en ayez conscience. Il faut que vous gardiez en tête que ce n’est pas un logiciel qui a été uniquement conçu pour vous…
  • Le budget… le point sensible, le sujet qui fâche… pourquoi en serait-il ainsi ? Investir dans un logiciel de gestion commercial est, comme je l’ai indiqué, un investissement et non une dépense. Les bénéfices peuvent être considérables pour votre entreprise et dans ce cas le budget ne doit en aucun cas être un sujet tabou.

Globalement nous pouvons donc dire que la clé de la réussite se situe dans la gestion du projet et le professionnalisme de votre interlocuteur (PS : faites aussi confiance au feeling que vous avez avec la personne !).

Et enfin voici quelques facteurs auxquels vous devez faire attention avant de choisir un ERP :

  • Pour sélectionner le bon produit il est important d’évaluer les capacités, l’évolutivité, l’assistance continue, le coût et la modularité du produit.
  • D’autre part, opter pour un produit qui a une durée de vie relativement longue vous assurera de tirer le maximum de votre investissement.
  • La réputation, la proximité et l’ancienneté du revendeur ont également leur importance !

N’oubliez pas ces quelques points et lancez-vous ! Vous vous demanderez alors comment vous avez fait pour vivre sans ERP métier durant toutes ces années…

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Pourquoi opter pour la mise en œuvre d’un système ERP métier (logiciel de gestion commerciale) ? Voici quelques pistes de réflexion…

Commençons par le commencement, un ERP c’est quoi ?

ERP = Enterprise Ressource Planning, sa traduction française est PGI = Progiciel de gestion intégrée.

Son but est d’aider à la gestion de l’entreprise dans sa globalité.

Le succès et la croissance d’une entreprise reposent sur de nombreux processus tels que les inventaires, la gestion des commandes (chantiers), la facturation, la gestion des relations clients…

Or, ces différents processus sont souvent gérés par des personnes différentes et/ou des services différents qui génèrent et traitent des données. La problématique numéro un des entreprises est de pouvoir stocker et accéder à ces données de façon simple et efficace.

Telle est la raison d’être des PGI.

La deuxième question que l’on peut se poser est : pourquoi choisir un ERP métier plutôt qu’un ERP classique ?

Tout simplement parce qu’une solution dédiée va vous permettre de bénéficier :

  • D’une expertise métier de la part d’un éditeur qui maîtrise à la fois votre domaine et son logiciel
  • D’une capitalisation des expériences utilisateurs de l’ensemble de ses clients qui permettent à l’éditeur d’apporter des réponses homogènes et maintenables à vos besoins
  • De la garantie de l’évolution et de la pérennité de votre investissement

Quels sont les avantages fonctionnels ?

  • L’utilisation d’une base de donnée commune : cela permet une communication entre les différents modules, ce qui élimine les risques de doublons, d’erreurs et de ressaisies manuelles.
  • La simplification des tâches les plus fastidieuses et redondantes.
  • La conservation des données en sécurité. Il assure la conformité avec les lois en vigueur comme le RGPD.

Quels sont les avantages organisationnels ?

  • Permet une communication optimale entre les différents services et donc une meilleure gestion des données.
  • La standardisation et donc l’amélioration de vos processus ce qui entraine un gain de productivité et de réactivité.
  • L’adaptabilité du logiciel en fonction des besoins de chaque client.

Bien sûr vous allez me dire que tout ceci ne met en avant que les aspects positifs d’un tel investissement et vous avez raison.

La mise en œuvre d’un ERP peut paraître et être complexe, et certains facteurs sont à prendre en considération avant d’en choisir un mais tout ceci fera l’objet d’un second article.