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Alobees : le suivi de chantier dans la poche interfacé avec Codial

Alobees est une application 100% française disponible sur le cloud et accessible depuis votre ordinateur et votre téléphone mobile (IOS et Android).

La solution s’adresse aux PME, TPE et entrepreneurs des différents corps d’états du bâtiment souhaitant gagner en agilité et mobilité.

Ses avantages sont nombreux :

  •  Suivez et planifiez vos chantiers :

Gérez, consultez et modifiez facilement, rapidement et en temps réel le planning de vos compagnons.

  • Centralisez vos documents :

Plus besoin de venir en rendez-vous avec tous vos dossiers sous le bras ! Tout sera stocké en illimité et accessible depuis votre mobile !

  • Partagez vos photos et vidéos :

Le chantier comme si vous y étiez grâce au fil d’actualité qui vous permet de partager des photos et des vidéos.

  • Organisez les tâches et signalez des anomalies :

Déterminer les besoins de vos chantiers va devenir un vrai jeu d’enfant grâce à la nomenclature de tâches. Vous pourrez également signaler rapidement tout contre temps à vos équipes en seulement quelques secondes.

  • Remontez les heures effectuées par vos compagnons :

Fini les feuilles d’heures illisibles et/ou qui se perdent les compagnons saisissent directement leurs heures via leurs mobiles.

  • Géolocalisez vos équipes :

Soyez au plus près de vos équipes avec le système de géolocalisation vous permettant de connaître en temps et en heure leurs déplacements.

Toutes ces fonctionnalités ne vous sont pas utiles, aucun problème, n’activez que ce dont vous avez besoin.

 

 

Et l’interfaçage avec Codial alors ?

Le partenariat étant récent la connexion entre les 2 solutions offre, pour le moment, peu de possibilités mais tout ceci est amené à se développer dans les mois à venir.

Actuellement il existe 3 liens :

–         La synchronisation du fichier salarié

–         La création d’un chantier dans CODIAL entraîne la création automatique du chantier dans ALOBEES

–         CODIAL récupère les heures renseignées dans ALOBEES

ALOBEES avec ou sans CODIAL n’hésitez pas à nous appeler au 04.71.04.17.55

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CODIAL Bâtiment : le logiciel de gestion commerciale développé avec et pour vous

Avec la version bâtiment de CODIAL vous bénéficierez d’une gestion commerciale complète et de qualité mais vous serez également en mesure de gérer toutes les spécificités de votre métier.

Gagnez en efficacité dans la réalisation de vos devis grâce à/au(x) :

  • Votre base d’articles et d’ouvrages
  • La saisie rapide via les mono-touches
  • Des outils de chiffrage vous permettant d’agir sur le total HT, TTC, le coefficient de marge…
  • Bordereaux de prix
  • L’outil de métré

Mais aussi grâce à des modules et des partenariats qui vous faciliteront encore plus la vie :

  • CodialPad qui vous permettra de construire des devis via un assistant graphique (en fonction du plan que vous aurez dessiné)
  • CodialEveryWhere qui vous permettra de réaliser des devis en mode déconnecté (sans aucune connexion Internet)
  • L’interfaçage avec le site internet E-Bat d’Espace Aubade
  • L’intégration des ouvrages de la bibliothèque Batiprix dans la base de données Codial
  • L’accès à l’encyclopédie technique et tarifaire Tarifeo de plus de 7 000 000 de références à destination des acteurs du BTP

Planifiez et suivez facilement et visuellement vos chantiers :

  • Planifiez vos travaux et déterminez le nombre de ressources dont vous aurez besoin
  • Visualisez d’un coup d’oeil le planning de votre chantier sous forme de diagramme de GANTT
  • Saisissez simplement les feuilles d’heures de vos salariés ou finissez-en avec le papier grâce à CodialWebcenter (l’enregistrement des heures se fait directement par les salariés ou le chef d’équipe sur mobile)
  • Utilisez l’application mobile Alobees accessible sur IOS et Android pour un suivi de vos chantiers dans votre poche

Développez votre entreprise et gagnez de nouveaux marchés grâce à/au(x) :

  • CRM intégré pour un suivi efficace de vos affaires
  • Un suivi précis de l’avancement de vos chantiers, de vos déboursés et de vos marges
  • Des analyses détaillées des écarts prévisionnels/réalisés
  • SPIGAO et Vecteur Plus qui vous permettront de détecter des nouveaux marchés et d’accélérer vos process de réponse aux appels d’offres dématérialisés

Passez du chiffrage à la facturation et de la facturation aux règlements en quelques clics :

  • Faites des factures d’acompte, de situation (avancement) et retenues de garantie, facturez à l’achèvement… Tout cela est possible avec Codial
  • Enregistrez vos règlements
  • Relancez facilement vos impayés

VOUS SOUHAITEZ UNE DÉMONSTRATION DU LOGICIEL, APPELEZ-NOUS AU 04.71.04.17.55

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Ça y est c’est la rentrée !

Nous reprenons le chemin du travail avec une motivation exacerbée, l’esprit léger et le corps reposé… Quoi de mieux pour entamer de gros chantier…

Ça fait un moment que vous vous dites qu’il faudrait :

–         Revoir vos process de travail

–         Centraliser toutes vos données et arrêter la multiplication des fichiers Excel

–         Être plus efficace dans la gestion de vos interventions

–         Automatiser la gestion de vos contrats d’entretien et/ou de maintenance

–         Maîtriser davantage votre rentabilité

–         Réduire voire stopper les feuilles volantes illisibles et qui se perdent (feuille d’intervention, feuille d’heures…)

–         Améliorer la communication entre tous les acteurs de votre entreprise

–         Avoir un meilleur suivi de chantier

–         …

C’est le moment d’agir !

Si vous vous reconnaissez et que vous êtes :

– une entreprise du bâtiment

– un prestataire de services ou une entreprise de location, vente, installation et maintenance d’équipements

– une entreprise de négoce

– un commerce

– une entreprise dotée d’une unité de production ou de fabrication

APPELEZ-NOUS (demander notre experte Nelly 😉) au 04.71.04.17.55 et bénéficiez d’une démonstration gratuite du logiciel de gestion commerciale CODIAL

 

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La gestion des locations avec CODIAL

Comme vous pourrez vous en douter le module location de Codial répond aux besoins d’entreprises proposant des équipements en location, qu’il s’agisse de courte durée ou de location reconductible.

  • Les articles de location :

En identifiant un article comme étant « disponible à la location », en plus de lui attribuer un prix de casse vous pourrez lui affecter une grille de location personnalisée. Une image pourra également venir agrémenter vos devis de location et vous pourrez visualiser la fréquence de location de chaque article.

  • Les grilles de tarifs :

Codial vous offre la possibilité d’établir des grilles de tarification en montant / en montant de type forfaitaire sur un intervalle ou en coefficient par rapport au prix de vente de la fiche article. Et pour chaque type de location définissez l’unité de temps.

  • Les réservations de matériel et le planning :

Pour effectuer des réservations c’est le stock physiquement disponible qui est pris en compte et une fois passés en réservation les articles deviennent automatiquement indisponible pour toute autre location. Vous pourrez visualiser votre planning sur une journée, une semaine ou un mois avec des informations telles que le N° de réservation, le nom de la personne qui a réservé, les dates de réservation et les quantités.

  • L’enlèvement ou la livraison des articles :

Imprimez le contrat de location et enregistrez si besoin le détail de la caution. Indiquez le mode de livraison et de retour du matériel (enlèvement par le client, par un transporteur, livraison…), la date de sortie et de retour prévue.

  • Retour et facturation :

Pointez ligne à ligne et en quantités les retours de location et les articles cassés ou détériorés que vous pourrez facturer (ou non dans le cas d’une souscription à une assurance) au prix « casse » mentionné dans la fiche article. Facturez périodiquement de manière totale ou partielle avec ajout des ventes additionnelles directement sur la facture de location (Codial gère également les locations de longue durée).

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La GED dans CODIAL c’est quoi ?

GED = Gestion Électronique des Documents

On peut dire que c’est un équivalent à vos archives papiers mais en mieux !

Ce procédé va vous permettre de classer et de catégoriser n’importe quel type de document (email, fiche technique, plan, photo, courrier…) à n’importe quel endroit du logiciel (au niveau de vos articles, fournisseurs, clients, matériels, devis, commandes, factures, chantiers, contrats…) dans une armoire numérique.

Autre élément important, chaque document envoyé depuis Codial est automatiquement intégré à la GED de l’endroit où vous vous trouvez.

Un des gros avantages de ce système est que toutes les informations concernant le client Y que vous aurez disséminé dans les différentes GED du logiciel en lien avec lui (ex : devis signé dans la GED du devis, plan technique dans la GED de la commande…) sont automatiquement dupliqués dans la GED du client. Ainsi toutes ces informations sont centralisées.

La date et le nom de l’utilisateur sont automatiquement remontés pour chaque élément inséré, la traçabilité en est ainsi renforcée. De plus la centralisation des documents dans une seule et même base de donnée est également un aspect qui change la vie de beaucoup d’entreprises car l’accès aux informations est simplifié et elle est identique pour tous les salariés. La collaboration entre les services est ainsi facilitée.

Et le RGPD dans tout ça ?

Et bien c’est justement tout l’intérêt d’utiliser ce système car la GED est un outil qui va vous permettre d’être conforme vis à vis de la protection et de la gestion des données personnelles.

C’est donc un outil à utiliser sans modération.

PS : En cas d’incendie, d’inondation… (et croyez moi on s’y connait en incendie) vous retrouvez toutes vos données comme si rien ne c’était passé et ça c’est quand même génial !

 

Crédits photo : Affaires photo créé par asier_relampagoestudio – fr.freepik.com

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La gestion du SAV et des interventions avec Codial

Qu’il s’agisse d’interventions atelier ou sur site, grâce à l’extension SAV-interventions, Codial vous permet d’optimiser le traitement de vos interventions techniques. En liaison avec le planning de ressources, vous pourrez tout aussi facilement planifier vos interventions et les affecter à vos techniciens. De plus, grâce à CodialEveryWhere sur leurs tablettes, ces derniers pourront directement récupérer leurs interventions par simple synchronisation.

  • Gestion du parc client (N° de série et garantie) :

Seuls les articles sérialisés apparaissent dans la liste des parcs clients. Lors de l’impression d’un bon de livraison ou d’une facture, un numéro de série est attribué au client par rapport au matériel contenu dans le document. Les informations relatives à l’équipement viennent alors automatiquement enrichir le contenu de la liste des matériels. Vous pouvez également, au besoin, en créer manuellement avec mention de la garantie et de la durée.

  • Gestion des machines dès leur réception au SAV :

L’intégralité des documents types dont doit disposer un SAV (bon d’entrée, bon de réparation, devis estimatif) sont, de base, paramétrés dans le logiciel.

  • Création d’interfaces personnalisées :

Retrouvez en mobilité des interfaces de saisies personnalisées reprenant les formulaires d’interventions « papiers » spécifiques à votre métier. Automatisez ainsi la saisie de vos rapports d’interventions. Il n’y a aucune restriction, vous pouvez en créer autant que nécessaire. Autrement dit fini les risques de perte ou d’erreur lié à la manipulation de documents papier… fini les écritures illisibles.

 

  • Gestion des techniciens / accès au planning :

Accéder et positionner très simplement les interventions techniques sur le planning de vos techniciens. Le planning de Codial étant synchronisé avec celui d’Exchange les modifications sont directement consultables sur mobile. De plus, lorsqu’un nouveau rendez-vous est ajouté sur le planning Codial d’un technicien un mail l’en informe.

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Le CRM de Codial

Grâce à lui vous bénéficiez d’un module totalement intégré à votre solution de gestion. Ainsi, vous disposez de toutes les informations relatives à vos prospects ou clients (encours financier, devis, commandes en attente…). Véritable outil d’organisation de vos équipes, le module CRM intègre le planning de ressources et le centre d’actions. Vous bénéficiez également d’un outil performant pour la réalisation et le suivi de campagnes commerciales ainsi que d’un tableau de bord d’analyse de transformation des devis et de suivi d’objectifs de vos commerciaux.

  • Suivez vos appels et vos tickets hotline :

Le centre d’actions permet de doter Codial d’un outil de centralisation et de redirection des actions vers les utilisateurs concernés. Le suivi de ticket, particulièrement adapté au traitement hotline permet d’historiser toutes les étapes du traitement de l’appel depuis son ouverture jusqu’à sa clôture.

  • Planifiez vos interventions et/ou vos rendez-vous clients :

Grâce au module logiciel planning de ressources, planifiez très simplement vos interventions en fonction des ressources disponibles. Les commerciaux pourront également planifier leurs rendez-vous clients. La liaison avec MS-Exchange permet de disposer instantanément des rendez-vous Codial sur tous les appareils synchronisés.

  • Créez des documents commerciaux :

Sans fermer le CRM vous pouvez créer des documents commerciaux liés automatiquement au tiers concerné. Vous gagnez ainsi du temps et vous enrichissez les données de la gestion commerciale.

  • Suivez vos devis et les relances à effectuer :

De manière simple et organisé vous pouvez réaliser un suivi de devis efficace. D’un seul coup d’œil visualisez les devis à relancer, programmez des rendez-vous, indiquez le statut du devis et ajoutez un commentaire. Toutes les modifications faites sur les documents de gestion sont automatiquement prises en compte dans le suivi des devis au niveau de la CRM. Vous supprimez ainsi l’étape du report d’information.

  • Administrez des tâches :

Organisez et planifiez vos tâches directement depuis le CRM. Indiquez à qui vous souhaitez l’attribuer (à vous même ou à une autre personne). Renseignez la période durant laquelle elle devra être effectuée et précisez le niveau de priorité. Et enfin décrivez la tâche à réaliser.

  • Réalisez des campagnes commerciales :

L’utilitaire de recherche avancée permet un ciblage simple des prospects et des clients à lier aux campagnes lancées. Ordonnancez chaque action à mener en précisant leur finalité respective, déterminez les délais entre chaque action et associez-y des documents.

 

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La gestion des contrats avec Codial

Pour rappel Codial est un logiciel de gestion commerciale (un ERP métier) dédié, principalement, pour les entreprises du bâtiment, du négoce ou de services.

Aujourd’hui nous allons nous concentrer sur la gestion des contrats dans Codial. Ce point sera particulièrement intéressant pour les entreprises de services.

Par entreprises de services j’entends, par exemple, celles assurant l’installation et la maintenance d’équipements techniques : froid commercial ou industriel, climatisation, chauffage, contrôle d’accès, portes automatiques, machines industrielles… mais aussi les paysagistes, les dératiseurs, les bureaux d’étude…

La gestion des contrats de maintenance et/ou d’entretien peut-être très fastidieuse, surtout dans le cas où il commence à y avoir du nombre. Pour vous faciliter la vie Codial vous permet de suivre et d’automatiser toute la vie d’un contrat.

Vous trouverez ci-dessous et de façon schématisé le processus :

 

01 : Vous allez, dans un premier temps, créer votre bibliothèque de contrats types. Contrat de maintenance/d’entretien… Gold/premium… contrat forfait/à incident/à points…

02 : Vous allez ensuite renseigner les caractéristiques de vos contrats en terme de : prix, durée, nombre d’interventions prévues, prise en compte des interventions curatives et/ou des consommables…

03 : Vous pouvez également gérer les documents associés au contrat telles que les lettres d’avertissements avant intervention du technicien et/ou avant fin d’échéance de contrat et vous pourrez préciser à quel moment elles devront être générées.

04 : La bibliothèque de contrats types étant créée vous allez vous en servir de base pour créer vos contrats clients personnalisés. En effet, le prix, la durée du contrat ainsi que les modalités de facturation et d’intervention sont modifiables pour un client en particulier. Vous pourrez aussi affecter un contrat à un numéro de série, à un parc machines ou à une adresse client. Codial gère également les contrats centralisateurs.

05 : Vous visualisez les avertissements à envoyer avant intervention avec possibilité de faire des envois groupés mais aussi les interventions prévues avec la génération de leurs bons d’interventions.

06 : Vous générez vos courriers de renouvellement de contrat

07 : Vous facturez vos contrats et ils seront automatiquement renouvelés pour la prochaine échéance.

 

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On dit OUI à la mise en œuvre d’un système ERP métier mais quels facteurs sont à prendre en considération avant de se lancer ?

Dans mon article précédent je vous ai exposé pourquoi le fait d’avoir un ERP métier pouvait très largement vous aider dans la gestion de votre entreprise.

Nous allons maintenant voir dans quel cas la mise en œuvre d’un système ERP peut être complexe et comment y remédier.

  • Vos attentes ont-elles été bien définies ? Il est primordial et indispensable que le commercial qui va prendre en charge votre dossier connaisse le fonctionnement de votre entreprise comme si c’était la sienne. S’il ne vous a posé aucune question, ou uniquement des questions de surface FUYEZ.
  • Car, si la phase de découverte a été bâclée, vous allez vous retrouver avec un système qui ne correspond pas aux besoins de votre entreprise et c’est là que vos ennuis vont commencer…
  • Certains ERP métier sont relativement modulables et personnalisables mais il faudra probablement que vous fassiez quelques concessions et il est important que vous en ayez conscience. Il faut que vous gardiez en tête que ce n’est pas un logiciel qui a été uniquement conçu pour vous…
  • Le budget… le point sensible, le sujet qui fâche… pourquoi en serait-il ainsi ? Investir dans un logiciel de gestion commercial est, comme je l’ai indiqué, un investissement et non une dépense. Les bénéfices peuvent être considérables pour votre entreprise et dans ce cas le budget ne doit en aucun cas être un sujet tabou.

Globalement nous pouvons donc dire que la clé de la réussite se situe dans la gestion du projet et le professionnalisme de votre interlocuteur (PS : faites aussi confiance au feeling que vous avez avec la personne !).

Et enfin voici quelques facteurs auxquels vous devez faire attention avant de choisir un ERP :

  • Pour sélectionner le bon produit il est important d’évaluer les capacités, l’évolutivité, l’assistance continue, le coût et la modularité du produit.
  • D’autre part, opter pour un produit qui a une durée de vie relativement longue vous assurera de tirer le maximum de votre investissement.
  • La réputation, la proximité et l’ancienneté du revendeur ont également leur importance !

N’oubliez pas ces quelques points et lancez-vous ! Vous vous demanderez alors comment vous avez fait pour vivre sans ERP métier durant toutes ces années…

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Pourquoi opter pour la mise en œuvre d’un système ERP métier (logiciel de gestion commerciale) ? Voici quelques pistes de réflexion…

Commençons par le commencement, un ERP c’est quoi ?

ERP = Enterprise Ressource Planning, sa traduction française est PGI = Progiciel de gestion intégrée.

Son but est d’aider à la gestion de l’entreprise dans sa globalité.

Le succès et la croissance d’une entreprise reposent sur de nombreux processus tels que les inventaires, la gestion des commandes (chantiers), la facturation, la gestion des relations clients…

Or, ces différents processus sont souvent gérés par des personnes différentes et/ou des services différents qui génèrent et traitent des données. La problématique numéro un des entreprises est de pouvoir stocker et accéder à ces données de façon simple et efficace.

Telle est la raison d’être des PGI.

La deuxième question que l’on peut se poser est : pourquoi choisir un ERP métier plutôt qu’un ERP classique ?

Tout simplement parce qu’une solution dédiée va vous permettre de bénéficier :

  • D’une expertise métier de la part d’un éditeur qui maîtrise à la fois votre domaine et son logiciel
  • D’une capitalisation des expériences utilisateurs de l’ensemble de ses clients qui permettent à l’éditeur d’apporter des réponses homogènes et maintenables à vos besoins
  • De la garantie de l’évolution et de la pérennité de votre investissement

Quels sont les avantages fonctionnels ?

  • L’utilisation d’une base de donnée commune : cela permet une communication entre les différents modules, ce qui élimine les risques de doublons, d’erreurs et de ressaisies manuelles.
  • La simplification des tâches les plus fastidieuses et redondantes.
  • La conservation des données en sécurité. Il assure la conformité avec les lois en vigueur comme le RGPD.

Quels sont les avantages organisationnels ?

  • Permet une communication optimale entre les différents services et donc une meilleure gestion des données.
  • La standardisation et donc l’amélioration de vos processus ce qui entraine un gain de productivité et de réactivité.
  • L’adaptabilité du logiciel en fonction des besoins de chaque client.

Bien sûr vous allez me dire que tout ceci ne met en avant que les aspects positifs d’un tel investissement et vous avez raison.

La mise en œuvre d’un ERP peut paraître et être complexe, et certains facteurs sont à prendre en considération avant d’en choisir un mais tout ceci fera l’objet d’un second article.