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La GED dans CODIAL c’est quoi ?

GED = Gestion Électronique des Documents

On peut dire que c’est un équivalent à vos archives papiers mais en mieux !

Ce procédé va vous permettre de classer et de catégoriser n’importe quel type de document (email, fiche technique, plan, photo, courrier…) à n’importe quel endroit du logiciel (au niveau de vos articles, fournisseurs, clients, matériels, devis, commandes, factures, chantiers, contrats…) dans une armoire numérique.

Autre élément important, chaque document envoyé depuis Codial est automatiquement intégré à la GED de l’endroit où vous vous trouvez.

Un des gros avantages de ce système est que toutes les informations concernant le client Y que vous aurez disséminé dans les différentes GED du logiciel en lien avec lui (ex : devis signé dans la GED du devis, plan technique dans la GED de la commande…) sont automatiquement dupliqués dans la GED du client. Ainsi toutes ces informations sont centralisées.

La date et le nom de l’utilisateur sont automatiquement remontés pour chaque élément inséré, la traçabilité en est ainsi renforcée. De plus la centralisation des documents dans une seule et même base de donnée est également un aspect qui change la vie de beaucoup d’entreprises car l’accès aux informations est simplifié et elle est identique pour tous les salariés. La collaboration entre les services est ainsi facilitée.

Et le RGPD dans tout ça ?

Et bien c’est justement tout l’intérêt d’utiliser ce système car la GED est un outil qui va vous permettre d’être conforme vis à vis de la protection et de la gestion des données personnelles.

C’est donc un outil à utiliser sans modération.

PS : En cas d’incendie, d’inondation… (et croyez moi on s’y connait en incendie) vous retrouvez toutes vos données comme si rien ne c’était passé et ça c’est quand même génial !

 

Crédits photo : Affaires photo créé par asier_relampagoestudio – fr.freepik.com

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